הכנת דשבורד - טיפים לתכנון היצג גרפי אפקטיבי

"תמונה שווה אלף מילים", והיצג גרפי אפקטיבי של נתונים משמש לתמצות תובנות עסקיות מהררי נתונים. עיצוב דשבורד אפקטיבי, שמשלב מדדי ביצוע עם חיווי של ביצועי עבר ולקחים לעתיד, הוא אחד השימושים של בינה עסקית. דשבורד אפקטיבי יסייע בשיווק נכון, בתפעול יעיל, בהעלאת הפיריון ובהגדלת הרווחים.

תמונה שווה אלף מילים. היצג גרפי של נתונים, כגון טבלה, תמונה או גרף, משמש פעמים רבות כתחליף מתומצת ואפקטיבי להצגת הררי נתונים באופן שניתן להסיק תובנות עסקיות.

לוח מחוונים, דשבורד (Dashboard, דשבורד) הוא ממשק גרפי שמציג באמצעות מחוונים אנלוגיים ודיגיטליים נתונים, פרמטרים וערכים המייצגים נתונים. דשבורד גם מכונה לוח שעונים או לוח בקרה.

מטרת הדשבורד היא להציג, לעקוב ולהתריע על ביצועי מערכת, מכונה, או מערך של נתונים.

אחד השימושים של תחום הבינה העסקית הוא ייצור דוחות (Dashboard report) - הצגה של נתונים, טבלאות, גרפים, תרשימים. תדירות הדוח והמידע שמופיע בדוח ייקבעו לפי תחומי האחריות של הפונקציה הארגונית.

לוח מחוונים עסקי הוא ממשק משתמש קצר וממצה, המציג בזמן אמת באופן גרפי את תמונת המצב הנוכחית ואת המצב ההיסטורי והשתנות המגמות לאורך זמן, של מדדי הביצוע המרכזיים (KPI, key performance indicators) של הארגון, כדי לאפשר החלטות מושכלות ומהירות שנעשות לאחר מבט חטוף.

ארגונים מכל הסוגים והגדלים מפיקים נתונים בכל רגע בכל יום. כל העובדים בארגון - החל במנכ"ל, מנהלי מחלקות, עובדי מוקד טלפוני, עובדים בקו הייצור - מקווים ללמוד משהו חדש ולהסיק תובנות מהנתונים.

ישנן שתי סיבות עיקריות שייצוג וויזואלי של מידע הפך לתחום חשוב בעולם העסקים: הראשונה היא ה"ביג דאטה", כמויות מידע אדירות שצריך לנתח ולהבין, והדרך האפקטיבית ביותר לעשות זאת היא באמצעות היצג גרפי; השנייה היא דמוקרטיזציה של הכלים הדרושים ליצירת היצג גרפי, שמובילה מתכנתים, אנשי שיווק וסטטיסטיקאים להפוך הררי מידע לסיפורים חזותיים משמעותיים.

המטרה העיקרית של דשבורד הוא להעביר נתונים רבים ככל האפשר בשפה פשוטה ככל שניתן; הדשבורד צריך להיות מובן לכל הרמות בארגון, להציג מידע רלבנטי לכל רמה, ולאפשר שפה משותפת והגברת התיאום בתוך ובין מחלקות.

גם עובדים שאינם אנליסטים, מהנדסים, מתכנתים או מידענים צריכים להיות מסוגלים לשאול שאלות המבוססות על תחום האחריות שלהם, ולמצוא במהירות ובקלות דפוסים, לאתר חוסר עקביות, ולקבל תובנות לגבי נושאים שכלל לא עלו בדעתם.

היתרונות העיקריים של היצג גרפי באמצעות דשבורד

עיצוב דשבורד - תובנות, לא רק תמונות יפות!
אינפוגרפיקה (המחשה חזותית של מידע, Infographics) באמצעות איורים, תרשימים ותצלומים היא לא רק אמצעי אסטתי אלא מוכוונת מטרה: המטרה היא ליצור ממשק שמעודד מעורבות של קהל היעד. היצג חזותי צריך לשמש כלי שיווקי לסיפוק צרכים ורצונות, ולא פרסומות שמוכרת. דשבורד הוא ממשק משתמש, לא מצגת פאוארפוינט.

השאלה העיקרית בעת עיצוב דשבורד אינה "מה הדרך הפשוטה ביותר להנגיש את המידע", אלא "איזה סוג של אינטרקציה ודיון יחולל הדשבורד אצל הנחשפים אליו". דשבורד טוב דומה למכשיר ניווט (GPS) איכותי: הוא מציג לך מאיפה באת, היכן אתה נמצא, ולאן עתה עשוי להגיע. תפקיד האינטראקציה היא לשאול: האם אנו באמת רוצים להגיע לשם? איך נשפר את עבודת הצוות?

באמצע המאה ה-19 האחות פולרנס נייטינגייל פתחה בגיוס כספים לצורך שיפור התנאים הסניטריים בבתי החולים הצבאיים. כדי לשכנע את המלכה היא הציגה תרשים פאי שמתאר את הסיבות למוות של חיילים; המסקנה העיקרית שלה הייתה שיותר חיילים מתים מזיהומים ומחלות בבתי-החולים, מאשר מפציעות שמקורן בשדה הקרב. מטרתו של היצג גרפי היא לעודד ולשכנע אנשים לבצע פעולה, לא ליצור אמנות מנתונים סטטיסטיים.

כדי להסיק תובנות מתוך הררי המידע, ההיצג החזותי צריך להיות ניתן לפירוש, רלוונטי וחדשני. לנתונים חייבים להוסיף את המידע שמעל הנתונים, מֵטָ‏א-דָ‏טָ‏א (Metadata). המידע הנוסף הוא שמעניק משמעות: מה, מתי, כמה. המידע צריך להיות רלבנטי, כלומר להיות בעל חשיבות למי שמקבל אותו. והמידע חייב להיות חדשני, במובן זה שהוא מאיר פן חדש על הנחות או מידע קיים.

שלוש הסיבות להציג מידע באופן גרפי הן ל- אשרור, דיווח, חקירה. אם יש לנו כבר השערה מוקדמת, היצג גרפי יכול לאושש את המסקנה; כאשר רוצים לנטר את ביצועי המערכת, או לעקוב אחר שינויים כדי להבין את הדינמיקה, דיווח על פרטרים חשובים והאופן שבו הם משתנים כתוצאה מפעולות; כאשר מעוניינים לבצע אופטימיזציה של ביצועי ממשק אדם-מערכת.

ההיצג הגרפי של פלורנס נייטינגייל; אינפוגרפיקה - ציטוטי מאמרים לפי דיסצפלינות מדעיות

מה הופך היצג גרפי לבלתי נשכח ומוטמע בזכרון
אז האם כדאי להציג גרפים פשוטים ונקיים, או לשלב בהם תמונות ואיורים שימחישו את הידע שברצוננו לשדר? מחקר שנערך בנושא חשף ששילוב של גרף עם תמונת רקע שקשורה לתובנה שרוצים לשדר לקהל היעד הוטמע בזכרון טוב יותר מאשר מידע בצורת גרף או טבלה - במובן זה, שקהל היעד זכר את ההיצג, אך לא בהכרח פענח את המסר.[What Makes a Visualization Memorable?]

למה זה טוב? בהתחשב בכך שהזמן שיקדיש קהל היעד או הלקוח להיצג הגרפי קצר מאוד ואנו מתחרים בהסחות רבות אחרות, חשוב לדעת מה המאפיינים שימשכו את קהל היעד להביט בהיצג לעוד כמה שניות. החוקרים הגדירו מאפיינים (Attributes) כגון צבע/ש"ל, כמות הצבעים הייחודיים, צפיפות חזותית, ועוד, וכן הגדירו את סוג ההיצג החזותי: טבלה, מפה, מטריצה, וכד'.

אילו היצגים גרפיים פופולריים ביותר, לפי המדיה המפרסמת

בניסוי השתתפו 261 עובדי "אמזון" שמייצגים חתך טיפוסי של אוכלוסיי בגילאים 16 עד 66 מרקעים מגוונים. המשתתפים נבחנו ב- 17 מבחנים שונים לגבי מידת הזכרון שלהם את המיצגים השונים.

המסקנות הן שקל יותר לזכור היצג גרפי שמכיל פיקטוגרמה (תמונה/דמות שמזוהה ע"י בני אדם), צבעים רבים יותר, היחס שבין הדיו לצורך המידע לעומת סך כל הדיו נמוך, וצפיפות וויזואלית גבוהה. מתוך 5 ההשערות הראשונות, שלוש הראשונות נתמכו בתוצאות המחקר. גם ההשערה השישית לא הוכחה, ככל הנראה משום שגרף טבלאות וגרף קווים אינם טבעיים לבני אדם. ככלל, בני אדם נוטים לזכור יותר אלמנטים מעגליים מאשר מרובעים; היצגים של פרסומים מדעיים דווקא נזכרו טוב ביחס למקורות האחרים (ממשלה, עיתונים, אינפוגרפיקה).

לסיכום, נראה שבני אדם זוכרים טוב יותר היצג חזותי שמכיל אלמנטים טבעיים מאשר אבסטרקטיים; דווקא היצג שמכיל "תוספות" מעבר למידע זכיר יותר; וככל שההיצג קרוב יותר בצורתו לעצמים בעולם הטבע, כך הוא זכיר יותר.

קבוצת ההיצגים הנזכרת ביותר (שמאל), קבוצת ההיצגים הכי פחות נזכרת (ימין)

ועכשיו, אישוש קצר למחקר: בתמונה שמציגה את פלורנס נייטינגייל, מה הצבע הדומיננטי בגרף הפאי? ובתמונה שלצידה, מה הצבע הדומיננטי שמקשר בין מאמרים מדיסצלפינות שונות?

שלבים בתהליך תכנון דשבורד אפקטיבי
כמו בכל פרויקט, השלב הראשון של כל תהליך תכנוני מתחיל בהבנת הצרכים של קהל היעד. חשוב לדעת מי יצפה בדשבורד, למה הוא יצפה בו, מה הוא מקווה להשיג, מה חסר, מה הוא צריך, וכיצד ייעשה השימוש בדשבורד. לרוב הקו המפריד הראשון הוא אם המידע בדשבורד הוא לצרכים פנימיים של הארגון, או מטרתו לעודד מעורבות של ספקים,, לקוחות ושותפים.

לאחר בירור וניתוח צרכים, השלב השני הוא הגדרת מדדי הביצוע שצריך להציג: מה ברצוננו, למדוד, להציג, לנטר, לבקר, לדעת, לשנות, לבחון, להסיק, לחזות; התגובה שברצוננו לעורר. המטרה של דשבורד היא לתמוך בהחלטות באופן מהיר ומושכל, ולכן מדדי הביצוע חייבים להיות רלבנטיים לקהל היעד.

קיימים 3 סוגים של מדדי ביצוע:
• מדדי תוצאות מרכזיים (KRI, Key result indicators)
• מדדי ביצוע (PI, Performance indicators)
• מדדי ביצוע מרכזיים (KPI, Key performance indicators)

מדדי התוצאות מראים את התוצאות בהקשר לפעולות שנעשו בעבר; מדדי ביצוע מורים מה יש לעשות; מדדי ביצוע מרכזיים מורים מה יש לבצע כדי לשפר את הביצועים באופן משמעותי.

האנלוגיה לכך היא הנגזרת שממנה מגיע מדד הביצוע: במרכז,עומדים מדדי הביצוע המרכזיים, ברמה האסטרטגית; סביבם נמצאים מדדי הביצוע, היחסים התפעוליים שנגזרים מפעולות טקטיות; בשכבה החיצונית נמצאים מדדי התוצאות, שמשקפים את תרגום האסטרטגיה והיחסים התפעוליים לתוצאות תכלס.

השלב השלישי הוא איסוף המידע ממקורות שונים בארגון, הנתונים הנדרשים לצורך הצגת המדדים. כאן חשוב להבין היכן נמצאים הנתונים, כיצד ניתן לגשת אליהם, באיזו תדירות מתעדכנים הנתונים, מי יצרני הנתונים העיקריים, האם הנתונים קיימים בארגון? חשוב לוודא שכל המידע הדרוש לצורך הקמת הדשבורד נמצא או ניתן להשגה טרם התחלת העבודה.

השלב הרביעי הוא הגדרת המימדים והמסננים של הדשבורד. מימדים הם קטגוריות, נושאים, פונקציות עיקריות, שלפיו יוצג המידע. מימדים הם אזור גאוגרפי, חטיבה, פונקציה, מחלקה. מסננים הם אמצעים להפחתת וצמצום הנתונים - למשל, הצגה של נתונים לפי שנה, אזור, מוצר וכד'. חשוב להגדיר את המימדים מוקדם ככל שאפשר. העלות של שינויים מאוחרים גבוהה.

השלב החמישי בתכנון דשבורד הוא תכנון הנדל"ן: היכן בוחרים למקם את ההיצגים השונים על השטח של הדשבורד. חשוב לוודא שההיצגים לא צפופים מדי , כיוון שצפיפות עשויה לעמעמם את המסר שהדשבורד משדר. בנוסף, כמות הנתונים צריכה להתאים לקהל היעד: הנהלה בכירה תתעניין ב- 5 הגורמים העיקריים, ואנשי תפעול ירצו לדעת גם מהו הגורם ה-20.

מחקרים בקרב דוברי אנגלית (שקוראים משמאל לימין) מראים שבני אדם נוטים להתמקד באיזורים מסוימים יותר מאשר באיזורים אחרים על פני הצג/דף. בנוסף, קיים סדר באופן שבו העין סוקרת את הדף. אזורי העדיפות הגבוהים ביותר הם הפינה השמאלית העליונה, והעדיפות והחשיבות פוחתת ככל שנעים ימינה ולמטה.

השלב השישי בתכנון דשבורד הוא בחירת סוג הגרף והפיקטוגרמה לסוג המידע שרוצים להציג. קיימים סוגים רבים של תבניות גרפיות, ויש להתאים את התבנית הגרפית המתאימה לסוג המידע שרוצים להציג. ככלל, קו ההפרדה הוא בין הצגה על ציר זמן והצגה שלא על ציר זמן; הצגה על ציר זמן יכולה להיות רציפה, או בדידה, וכן להיות מצרפית. הצגה שלא על ציר זמן היא בד"כ לצורכי ניתוח סיבה, התפלגות, יעילות וכד'.

סוגי הגרפים האפשריים הם: עמודות, טורים, קווים, קווי שטח, עוגה, שטח, פיזור, פני שטח, טבעת, בועות, מכ"מ. בכל גרף ניתן להציג סדרת נתונים אחת או יותר. קיימים סוגי גרפים נוספים. בנוסף, פעמים רבות כדאי לשלב בין שני סוגי גרפים כדי לחסוך בנדל"ן, וליצור זיקה בנין נתונים לתובנות.

השלב השביעי הוא בחינת הדשבורד מבחינת אינטואיטיביות, נוחות והדפסה. הדשבורד צריך לדבר בשם עצמו, ללא כל הסברים, ולכן צריך לוודא שכל המידע הנחוץ ורק המידע הנחוץ מופיע בו, כולל יחידות, שמות לצירים, ערכים והיחידות שלהם, כותרות, ניגודיות צבעים.

דוגמא - דשבורד מעורב, ובו מידע תפעולי, טקטי ואסטרטגי, באמצעות ניתוח מידע